Assistent BackOffice Manager – Gekoelde Producten

Functie omschrijving

Ben jij administratief sterk, communicatief vaardig en hou je van een dynamische werkomgeving waarin logistiek, verkoop en planning samenkomen?
Dan is deze functie als Assistent BackOffice Manager iets voor jou!
In deze veelzijdige rol ondersteun je de interne verkoopafdeling en coördineer je de logistieke en administratieve processen rond de verkoop van gekoelde voedingsproducten.

Jouw rol als Assistent BackOffice Manager

Als Assistent BackOffice Manager ben je de verbindende schakel tussen sales, supply chain, transport en productie.
Je zorgt ervoor dat bestellingen correct worden verwerkt, leveringen tijdig worden ingepland en klanten vlot worden bediend. Daarnaast ondersteun je de BackOffice Manager en word je opgeleid om zijn of haar verantwoordelijkheden op termijn zelfstandig over te nemen.

Wat ga je doen?

Administratieve & commerciële taken

• Opvolgen van inkomende bestellingen en commerciële dossiers voor verschillende landen

• Beheren van artikelprijzen, voorraden en leveringsschema’s

• Onderhouden van contacten met vertegenwoordigers en filialen

• Analyseren van mogelijke voorraadtekorten en voorstellen formuleren

• Zorgen voor correcte interne communicatie tussen afdelingen

Logistieke & transporttaken

• Coördineren van transportaanvragen en bijhouden van tarieven

• Communiceren met vervoerders over leveringsproblemen en transportkosten

• Plannen en aanpassen van bezorgroutes voor interne transporten

• Evalueren van transportpartners en opvolgen van prestaties

Productie- en voorraadbeheer

• Opstellen en bijwerken van productieplanningen op basis van bestellingen en voorraad

• Toezien op de beschikbaarheid van verpakkingsmateriaal en grondstoffen

• Coderen van productiegegevens in Intrion en communiceren met de productieteams

• Continu opvolgen van afgewerkte producten en voorraadstanden

Facturatie & administratie

• Controleren en valideren van facturen en creditnota’s

• Opvolgen van BTW-tarieven en specifieke administratieve documenten

• Rapporteren aan de Sales Director en Supply Chain Director

• Voorbereiden van interne en externe audits

Gezocht profiel

• Je hebt een bacheloropleiding in een administratieve of commerciële richting (of gelijkwaardig door ervaring)

• Je hebt 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie (sales support, logistieke administratie, supply chain of productieplanning)

• Je beheerst MS Excel en Office-toepassingen; kennis van SAP is een sterke troef

• Je bent communicatief, nauwkeurig en oplossingsgericht

• Je hebt zin voor initiatief, verantwoordelijkheid en werkt graag zelfstandig

• Je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels (kennis van Duits is een pluspunt)

Aanbod

• Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en doorgroeimogelijkheden

• Een dynamische werkomgeving binnen een innovatieve organisatie

• Opleidingen en begeleiding om door te groeien tot BackOffice Manager

• Een aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen

• De kans om actief bij te dragen aan de logistieke en commerciële werking van een internationaal merk